REKISTERISELOSTE
Tietosuojaseloste
Henkilötietolaki (523/1999) 10 § ja 24 §, laadittu 23.4.2018, päivitetty 24.2.2024
1. Rekisterinpitäjä:
FysiHoiva/ Merja Ahokainen
Honkatie 3, 54920 Taipalsaari
040 170 6780
merja.ahokainen@fysihoiva.fi
Y-tunnus: 2909595-5
2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa:
Merja Ahokainen
3. Rekisterin nimi:
Asiakasrekisteri sisältäen palvelusopimukset ja -suunnitelmat
4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus:
Potilas- ja asiakastietorekisterin tarkoitus on asiakassuhdetietojen, asiakaskäyntien ja asiakaspalautteiden kirjaaminen ja arkistointi sekä laskutuksen mahdollistuminen. Henkilötietojen käsittely perustuu asiakassuhteeseen. Asiakkaalle laaditaan palvelusopimus ja suunnitelma yksilöllisesti hoivapalvelujen tukipalvelujen tai fysioterapian tarpeen mukaan.
5. Rekisterin tietosisältö:
Palvelun sisältöä ja arviointia asiakkaan voinnista/ kuntoutumisesta toteutetaan jokaisella käynnillä. Käyntikerran sisältö kirjataan tietokonepohjaiseen asiakasrekisteriin. Asiakkaan laskutus on myös samassa rekisterissä. Rekisterissä on asiakkaan etu- ja sukunimi, henkilötunnus, osoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite. Myös muiden yhteyshenkilöiden, kuten esimerkiksi omaisten, edunvalvojan tai omalääkärin yhteystiedot kirjataan ylös tarvittaessa asiakkaan tai edunvalvojan luvalla.
6. Säännönmukaiset tietolähteet:
1.Asiakasta koskevat tiedot tulevat pääsääntöisesti rekisteröidyltä itseltään ja palveluntuottajan omasta toiminnasta. Tarvittaessa toiminta toteutetaan myös yhteistyössä asiakkaan läheisten tai edunvalvojan kanssa.
2. Maksajataholta ja lähettävältä taholta (hoitovastuutaho) saatu tieto.
7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset:
Asiakasta koskevaa tietoa luovutetaan vain ja ainoastaan asiakkaan suostumuksella muille yhteistyökumppaneille tai palveluntuottajille, hoitojakson/ lähetteen antaneelle taholle ja maksajataholle. Muussa tapauksessa henkilötietoja voidaan luovuttaa ainoastaan kulloinkin voimassa olevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa.
8. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle:
Tarvittaessa vain asiakkaan luvalla.
9. Rekisterin suojauksen periaatteet:
Manuaalinen aineisto:
Kaikki tiedot ovat salassa pidettäviä. Paperimuotoiset henkilöasiakirjat säilytetään lukitussa kaapissa.
ATK:lla käsiteltävät tiedot:
Kaikki tiedot ovat salassa pidettäviä. Tiedot on tallennettu palveluntarjoajan (Finnish Net Solutions Oy) ylläpitämään tietokantaan. Asiakasrekisteriä ylläpidetään Diarium-tietokone ohjelmalla. Tietokone on avattavissa vain palveluntuottajan tiedossa olevalla sanasalalla. Samoin ohjelman avaamiseen käytetään käyttäjätunnusta ja salasanaa. Tietokone säilytetään lukitussa kaapissa sinä aikana, kun se ei ole palveluntuottajan itsensä käytössä.
10. Tarkastusoikeus
Jokaisella asiakkaalla/potilaalla on oikeus tarkastaa rekisteriin tallennetut tiedot. Tarkastuspyynnön voi esittää henkilökohtaisesti tai pyynnön tästä voi lähettää kirjallisena rekisterin ylläpitäjälle. Tietojen tarkastaminen tapahtuu aina rekisterinpitäjän läsnä ollessa.
11. Oikeus vaatia tietojen korjaamista
Jokaisella on oikeus vaatia rekisteriin tallennetun virheellisen tiedon korjaamista.
12. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet
Henkilötietolain 30 § mukaan rekisteröidyllä on oikeus kieltää rekisterinpitäjää käsittelemästä häntä itseään koskevia tietoja suoramainontaa, etämyyntiä ja muuta suoramarkkinointia sekä markkina- ja mielipidetutkimusta samoin kuin henkilömatrikkelia ja sukututkimusta varten. FysiHoivan toimintaan ei liity tällaista henkilötietojen käsittelyä.
13. Toiminta epidemia / pandemia tilanteessa
Epidemia- ja pandemia tilanteessa noudatetaan THL:n ja Etelä-Karjalan hyvinvointialueen antamia ohjeita. Hyvästä käsihygieniasta ja hoitotarvikkeiden desinfioinnista huolehditaan jokaisen asiakkaan kohdalla.
14. Toiminta poikkeustilanteissa
Poikkeustilanteissa asiakkaalle soitetaan ja tarvittaessa ajanvaraukset siirretään sopivampaan ajankohtaan, sekä noudatetaan ylemmältä taholta tulevia ohjeita tilanteen mukaan.
Yrityksen Omavalvontasuunnitelma.